テレワーク導入への道のり vol.2

~コミュニケーションを円滑にするポイント~

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テレワークの課題として、特に多く取り上げられるのは「コミュニケーションの不安」だと思います。直接対面しながら業務をこなしてきた方々にとって、離れた場所でのコミュニケーションは完全に未知の世界です。しかし、とある2つのポイントを押さえることで、直接対面した時に近い密度でコミュニケーションを図ることができます。

ビジネスチャットツールを活用し、コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットツールはテレワークに適したコミュニケーションツールだと弊社は考え、導入しております。チャットはリアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能なため、簡易的かつスピード感をもったやりとりを実現できます。さらに、グループを作成すれば、多人数と同時にコミュニケーションを取ることができるので、情報共有が全体にスピーディーに行えます。また、チャットはメールや電話に比べ、気楽に行えるので、コミュニケーションを活性化していく効果も期待できます。

「情報のやりとりならメールじゃだめなの?」という意見もあるかと思いますが、メールは相手がいつ読んだのかわからないため、時間共有という点ではチャットが適しています。

国内ユーザー数が8,000万人以上をほこる「LINE」。LINEを普段プライベートで使っている時の要領を、業務のコミュニケーションに落とし込むといった風に考えるとイメージしやすいかと思います。チャットを使った「気楽なリアルタイムコミュニケーション」は、今後のビジネスモデルの重要な注目ポイントになってくるのではないでしょうか。

社内外問わず、Web会議システムの促進を

ビジネスチャットツールの重要性をお話ししましたが、どうしても直接会話して伝えたい案件や、社内ミーティングにはWeb会議システムが不可欠な存在になってきています。テレビでも毎日のように活用され、一気に世間に浸透しました。弊社でもテレワーク従事者とのミーティングの際にはWeb会議システムを活用しています。

また、コロナウイルスの影響で、Web会議システムを活用したオンライン商談も増えているようです。単なる感染症対策という側面だけでなく、移動コストの削減や、時間をかけずに遠方の企業とも商談ができるようになるため、業務効率化や商談の幅を広げるチャンスとして注目されています。弊社はまだ通常業務に落とし込む段階まで進められてはいませんが、今後のビジネスモデルにオンライン商談は定着していくと考えています。従来の対面型のみではない、デジタルツールを用いた多様性に対応したスタイルが今後求められているのかもしれません。

まとめ

いかがだったでしょうか。弊社のテレワークにおいてのポイントは以下の通りです。

  • ビジネスチャットツールを活用した、気楽なリアルタイムコミュニケーションの重要性
  • Web会議の浸透によるビジネスモデルの多様化

新型コロナウイルス感染症対策により、様々なコミュニケーションツールが注目を浴びました。用途に合わせたデジタルコミュニケーションツールの導入は、どの企業にとっても今後の重要なポイントとなりそうです。ビジネスチャットツールは無料のものから、ビジネスコミュニケーションに特化した有料のものまで多岐に渡り、一概にどれが良いとは言えないのですが、社内の状況に応じて検討してみてはいかがでしょうか。

最後まで閲覧いただきありがとうございました。次回は「クラウドサービスを活用したデータの一元管理」について、弊社の事例を解説したいと思います!ぜひお楽しみに!